La palabra documento proviene del latín <documentum> que significa algo escrito, los documentos más antiguos encontrados fueron de los sumerios y babilonios, los cuales escribían en tablas de arcilla.

Un documento es cualquier escrito que demuestre o describa un hecho o cosa sucedida, una investigación u otras cosas, actualmente un documento puede ser digital o físico, esto debido al avance de la tecnología. Cualquier persona puede escribir un documento, ya que existen diferentes tipos de documento, puede ser académico, jurídico, entre muchos otros.

Tipos de documentos

A continuación, te daré una breve introducción sobre los diferentes tipos de documentos que existen.

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Documentos administrativos u oficiales

Los documentos administrativos son todos los que realiza la parte administrativa de cualquier sociedad, ya sea pública o privada. El punto clave de este tipo de documentos es comunicar y dejar constancia de las cosas.

La cualidad de estos documentos es que siguen un orden y son emitidos por una sociedad, por esta razón tienen mucha valides y por lo general siempre encontraras el logo de dicha institución al principio del documento. Un documento administrativo puede ser, por ejemplo, un contrato, una reforma, certificados, etc.

Documentos académicos

Los documentos académicos son aquellos que tienen como fin dar a conocer los resultados de una investigación o estudio, son escrititos por estudiantes representando a una institución académica.

Las tesis, las investigaciones, los ensayos y una tarea son algunos ejemplos simples de este tipo de documentos.

Documentos bancarios

Son aquellos documentos emitidos por una entidad bancaria, por ejemplo, los cheques, las notas de crédito, entre otros. Todos estos documentos llevan en logo y nombre de la entidad bancaria que los emita.

Toda persona puede tener acceso a estos documentos siempre y cuando pertenezca a una de estas entidades.

Documentos contables o financieros

Estos documentos reconocen de forma escrita una deuda o pago. Son muy importantes ya que gracias a este tipo de documentos puedes ir registrando la contabilidad de una empresa o persona obligada a llevar contabilidad.

Ejemplos claros de este tipo de documentos son las facturas, libros contables, letras de cambio, comprobantes de venta, pago o devolución, entre muchos otros.

Documentos complementarios

 Son aquellos documentos que suplementan una venta, como se sabe al momento de realizar una venta de cosas como electrodomésticos, un carro o una casa, a parte del comprobante de venta es necesario una nota de crédito o débito, dependiendo como se haga la compra.

También pertenecen a estos documentos las guías de remisión, las cuales sirven para hacer el traspaso de bienes.

Documentos comerciales o mercantiles

Este tipo de documentos son los que aseguran la veracidad de las transacciones hechas por las entidades empresariales, aquellas que se registran en su contabilidad. A este tipo de documentos también se los conoce como documento mercantil.

Un ejemplo de un documento comercial es la letra de cambio o pagaré también.

Documentos contractuales

Los documentos contractuales son los que por medio de un contrato queda estipulado las instrucciones o pasos a seguir entre un contratante y un contratista para determinado proyecto.

Estos documentos se pueden utilizar por ejemplo para ejecutar una obra civil o un proyecto de mejora de alguna empresa.

Documentos digitales, electrónicos o virtuales

Son todos aquellos documentos que se escriben de forma digital o tienen ese formato, por ejemplo, una carta, ya que la puedes escribir en Word o correo y enviarla, no es necesario hacerla físico, aunque si se puede.

Otros documentos que actualmente también utilizan este formato, son las revistas, los periódicos, documentos académicos, libros, incluso las facturas ya son electrónicas y muchos otros documentos más.

Documentos formales

Documento con el cual se puede realizar trámites y tienen un formato preestablecido que por lo general es utilizado y pedido por instituciones educativas, gubernamentales o financieras.

Como ejemplos sería una solicitud de ingreso a la universidad, un acta de matrimonio, los oficios, entre otros.

Documentos habilitantes

Es aquel documento que da la autorización de ingreso de una persona a determinados lugares donde se realice un acto jurídico. Sería como enviar un delegado y el documento es su identificación.

Un ejemplo claro, es cuando las empresas son invitadas a eventos importantes y envían a un delegado para el evento, ya que la persona encargada no puede asistir.

Documentos informativos

Un documento informativo es aquel que en su contenido tiene información de interés. Ya sea una información de un tema público o sobre un proyecto de interés.

Este tipo de documento puede ser in informe, una noticia escrita, un artículo científico, etc.

Documentos internos y externos

Los documentos internos son de uso interno como lo dice su nombre, no son de conocimiento público y sirven para la toma de decisiones, por ejemplo, en una empresa, un documento interno es el balance de ventas.

Los documentos externos son creados por persona ajena a la empresa, por ejemplo, una emisión de factura a tu nombre es un documento externo.

Documentos judiciales

Un documento judicial es el utilizado por las personas en un proceso judicial, ya sea una petición, un acta de entrega o un documento de cesión, en los cuales se necesite la presencia de un juez.

Documentos justificativos

Este tipo de documentos es utilizado en las entidades públicas o privadas para justificar ciertas decisiones, mostrando los resultados obtenidos. Ejemplos de esto son los reportes de auditoria o procedimientos de gestión.

Documentos legales

Son todos aquellos que tienen legalidad en cualquier parte y son emitidos por instituciones específicas, son de uso personal e intransferibles.

Existen muchos ejemplos de este tipo de documentos, por ejemplo, tu partida de nacimiento, título de bachiller, cedula, licencia de conducir, entre muchos otros.

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Documentos personales

Son los documentos que respaldan la identidad de una persona, demostrando información verídica sobre estas, son emitidos por entes gubernamentales del estado y son únicos para cada persona.

Por ejemplo, la cedula de identidad, partida de nacimiento, certificado de votación, pasaporte, entre muchos otros. Este tipo de documentos solo los puede usar la persona titular.

Documentos tributarios

Son los documentos que indican las transacciones y servicios prestados entre las empresas, como una constancia, esto en base a su contabilidad. Son de uso obligatorio de acuerdo a la entidad encargada de la recolección de impuestos de cada país.

Las notas de crédito o débito, liquidación de facturas y las facturas son algunos ejemplos de este tipo de documentos.

Documentos técnicos

Un documento técnico es aquel que contiene información técnica sobre un área en específico, por medio del cual dan a conocer diversas cuestiones o temas.

Un documento técnico es por ejemplo un instructivo sobre alguna máquina, una ficha técnica o un informe. Comúnmente son utilizados en áreas como la industria, mecánica o en la ciencia.